ZZZS izplača zapadlo neizplačano nadomestilo plače neposredno delavcu v skladu z desetim odstavkom 137. člena in četrtim odstavkom 230. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list, RS, št. 21/2013), in sicer za čas odsotnosti z dela s pravico do nadomestila plače v breme zdravstvenega zavarovanja po 12. 7. 2013.

Vlagatelj zahteve 

Zahtevo za neposredno izplačilo nadomestila plače delavcu (v nadaljevanju: zahteva) primarno vloži delodajalec, če le-ta tega ne stori pa lahko zahtevo vloži tudi delavec. Zahtevo je potrebno vložiti za vsak mesec posebej. 
Delodajalec lahko vloži zahtevo le v primeru, če za mesec, na katerega se nanaša zahteva, vsem pri njem zaposlenim delavcem ni izplačal plač in nadomestil plač, in če tudi delavcu ni izplačal nadomestila, ki je predmet zahteve.
Delodajalec lahko z eno zahtevo zahteva neposredno izplačilo nadomestila za več pri njem zaposlenih delavcev, in sicer za vsak koledarski mesec zadržanosti od dela posebej.
Če je zavarovanec zaposlen pri več delodajalcih, mora vsak delodajalec sam zahtevati neposredno izplačilo.

Rok za vložitev zahteve

Delodajalec mora vložiti zahtevo v osmih dneh po preteku meseca, v katerem je nadomestilo plače zapadlo v plačilo.
Delavec lahko vloži zahtevo, če ga delodajalec do 8. v mesecu po preteku meseca, v katerem je nadomestilo zapadlo v plačilo, ni obvestil, da je sam vložil zahtevo na ZZZS.

Zahtevi je potrebno priložiti:

• izjavo delodajalca, da vsem pri njem zaposlenim delavcem ni izplačal plač in nadomestil plač v zakonsko določenem oziroma pogodbeno dogovorjenem roku in da tudi delavcu ni izplačal nadomestila, ki je predmet zahteve. Skrajni rok za izplačilo plač in nadomestil plač, torej datum zapadlosti, je najkasneje do 18. v mesecu za pretekli mesec. Izjava mora biti datirana po tem datumu in je lahko skupna za vse delavce;
• pravilno in popolno izpolnjeno Potrdilo o upravičeni zadržanosti od dela (obr. BOL, v nadaljevanju Potrdilo) – original. Podatke s hrbtne strani Potrdila lahko nadomesti računalniška specifikacija. Iz obeh dokumentov morajo biti razvidni podatki za izračun osnove in posledično za obračun nadomestila in morajo biti priloženi za vsakega delavca in za vsak koledarski mesec njegove začasne zadržanosti od dela posebej;
• podatke o transakcijskem računu delavca;
• morebitno drugo dokumentacijo (npr. podatki iz informativnega izračuna dohodnine oziroma odločba o odmeri dohodnine, plačilna lista, izjavo o uveljavljanju olajšav pri izračunu dohodnine za vzdrževane družinske člane…).

Če zahtevo vloži delavec, izjava delodajalca ni obvezna priloga njegove zahteve. Če delavec ne predloži izjave, ZZZS pozove delodajalca za njeno predložitev. Če tudi delodajalec ne predloži izjave, ZZZS preverja podatke o neizplačilu plač in nadomestil plač s katerimikoli dokazili, ki bi to dejstvo dokazovala (npr.: iz podatkov FURS, izjav zaposlenih delavcev, sredstev javnega obveščanja, itd.).

ZZZS je pripravil tudi pripomočke za vložitev zahteve, skupaj s potrebnimi prilogami (obračun nadomestila), in sicer za:

• delodajalca
• delavca

ZZZS izplača nadomestila plače delavcu:

• če je izkazano, da delodajalec vsem pri njem zaposlenim delavcem ni izplačal plač in nadomestil plače;
• če nadomestilo delavcu ni bilo izplačano ali mu ni bilo izplačano v celoti.

V primeru delnega izplačila nadomestila je delavec upravičen do izplačila razlike med nadomestilom, do katerega bi bil upravičen, in nadomestilom, ki mu je bilo že izplačano.

Če delodajalec ne predloži obračuna nadomestila, in ni mogoče pridobiti podatkov, potrebnih za obračun nadomestila, ZZZS kot osnovo za nadomestilo plače v primeru delovnega razmerja za polni delovni čas  upošteva minimalno plačo, veljavno v obdobju osnove. Če pa delavec dela krajši delovni čas pa se upošteva sorazmerni del minimalne plače. Če pa se kasneje izve za nova dejstva, ki vplivajo na spremembo višine obračunanega in priznanega nadomestila plače, se delavcu izplača razlika med prvotno priznanim in novo izračunanim nadomestilom plače.

Na podlagi vseh listin in drugih potrebnih podatkov, na podlagi katerih je mogoče obračunati nadomestilo plače, ZZZS opravi obračun nadomestila, ki ga izplača v roku 15 dni od prejema popolne dokumentacije, o čemer obvesti delodajalca in delavca. ZZZS delavcu izplača nadomestilo plače, zmanjšano za davke in prispevke, ki jih ZZZS plača ob njihovem izplačilu na ustrezne podračune FURS. ZZZS lahko zadrži izplačevanje plače delavcu samo v zakonsko določenih primerih, kot morebitne sodne prepovedi po določbah Zakona o izvršbi in zavarovanju.
ZZZS ne poravna morebitnih kreditov, premij za dopolnilno zavarovanje in podobnih administrativnih prepovedi, saj za to ni pravne podlage.
V primeru, ko bo ZZZS namesto delodajalca izplačal nadomestilo neposredno delavcu, delodajalec za to izplačilo ni dolžan predložiti REK obrazca, saj je REK obrazec dolžan predložiti ZZZS.

ZZZS bo izplačal nadomestilo plače neposredno delavcu tudi v primerih, ko bo vložena zahteva za neposredno izplačilo nadomestila plače za čas začasne zadržanosti od dela s pravico do nadomestila plače v breme ZZZS pred 12.7.2013, če nadomestilo plače ni bilo delavcu izplačano zaradi objektivnih razlogov na strani delodajalca (npr. delodajalec ne obstaja več ali če delodajalec nadomestila ni izplačal, ker ima blokiran račun). Terjatev iz tega naslova zastara v 3-letih od dne, ko bi moralo biti nadomestilo plače delavcu izplačano s strani njegovega delodajalca.

Pravico do nadomestila med začasno zadržanostjo od dela iz sredstev obveznega zdravstvenega zavarovanja z individualnim zahtevkom uveljavljajo:

•  zavarovanci, ki samostojno opravljajo gospodarsko ali poklicno dejavnost;

• družbeniki zasebnih družb in zavodov v RS, ki so poslovodne osebe;

• družbeniki zasebnih družb in zavodov v RS, če niso zavarovani na drugi podlagi;

• vrhunski športniki in šahisti;

• kmetje, če so za to pravico zavarovani.

Nadomestila v času začasne zadržanosti od dela se sicer lahko izplačujejo brez pisnih zahtevkov ali vlog, vendar je ZZZS pripravil vzorec vloge za izplačilo nadomestila, ki je samostojnim zavezancem v pomoč pri uveljavljanju izplačila nadomestila in njena izpolnitev ni obvezna.

Vloga za nadomestilo

Samostojni zavezanci nadomestilo v času začasne zadržanosti od dela uresničujejo z listinami, na podlagi katerih je možno obračunati in izplačati nadomestilo. Za izplačilo nadomestila je potrebno posredovati:

•  pravilno in popolno izpolnjeno prvo in hrbtno stran Potrdila o upravičeni zadržanosti od dela (obr. BOL),

• podatek o številki osebnega računa in nazivu banke,

• izjavo o uveljavljanju olajšav pri izračunu dohodnine za vzdrževane družinske člane.

Postopek uveljavljanja pravice do nadomestila samostojnega zavezanca se prične pri izbranem osebnem zdravniku, ki mu izda obr. BOL in katerega izbrani osebni zdravnik izpolni na prvi strani.
Hrbtno stran obr. BOL, in sicer spodnji del obrazca, izpolni Finančna uprava Republike Slovenije (FURS).

V primeru, da je samostojni zavezanec v koledarskem letu pred letom, ko je bil zadržan od dela, v določenem obdobju prejemal plačo ali nadomestilo plače (npr. iz naslova delovnega razmerja, starševskega varstva, brezposelnosti…), je potrebno izpolniti tudi zgornji del na hrbtni strani obr. BOL. Podatke o teh izplačilih lahko zagotovi:

• prejšnji delodajalec ali izplačevalec nadomestila;

• FURS, če razpolaga s temi podatki ali

• jih predloži zavarovanec sam (npr. podatki iz informativnega izračuna dohodnine oziroma odločba o odmeri dohodnine).

FURS po izpolnitvi podatkov na hrbtni stran BOL celotno dokumentacijo posreduje na ZZZS, lahko pa to stori tudi samostojni zavezanec sam, če se tako dogovori z FURS.

Na podlagi vseh listin in drugih potrebnih podatkov, na podlagi katerih je mogoče obračunati nadomestilo, ZZZS opravi obračun nadomestila, ki ga samostojnemu zavezancu izplača v roku 15 dni od prejema popolne dokumentacije.

ZZZS izplača nadomestilo, zmanjšano za davke in prispevke, ki pa jih ZZZS ob izplačilu nadomestila plača na ustrezne podračune FURS.

Nadomestilo plače se v breme obveznega zdravstvenega zavarovanja, pod enakimi pogoji kot za delavca, od 121. koledarskega dneva dalje izplača tudi v primerih nezmožnosti za delo  zaradi  bolezni ali poškodbe, ki ni povezana z delom ter v primeru recidiva, če gre za nezmožnost za delo samostojnega zavezanca. Prav tako samostojnemu zavezancu pripada nadomestilo plače v breme obveznega zdravstvenega zavarovanja v primeru darovanja krvi na dan, ko prostovoljno daruje kri.

Samozaposleni pa niso upravičeni do nadomestila za začasno zadržanost od dela po prenehanju statusa samostojnega zavezanca (2. in 3. odstavek 34. člena Zakona o zdravstvenem varstvu in zdravstvenem zavarovanju).

Za samostojne zavezance velja določba 78. a člena Zakona o zdravstvenem varstvu in zdravstvenem zavarovanju, po kateri se samostojnim zavezancem ter njihovim družinskim članom (razen otrokom) v času, ko nimajo poravnanih obveznosti plačevanja prispevkov, med drugim zadrži tudi njihove pravice do nadomestila plače, ki se izplačuje v breme obveznega zdravstvenega zavarovanja. Samostojni zavezanec lahko uveljavi pravico do nadomestila plače potem, ko poravna prispevek za obvezno zdravstveno zavarovanje. 

Dolg iz naslova prispevkov za obvezno zdravstveno zavarovanje

V primeru, da je samostojni zavezanec (samozaposleni oziroma lastnik podjetja) na podlagi ugotovitve osebnega zdravnika oziroma imenovanega zdravnika ali zdravstvene komisije začasno zadržan od dela v breme ZZZS, mora samostojni zavezanec na ustreznem obrazcu, ki ga odda FURS-u, označiti, da je začasno zadržan od dela v breme ZZZS. Na podlagi teh podatkov se obveznost za plačilo prispevkov evidentira le za čas, ko mora zavezanec sam zase plačati prispevke. V tem času torej samostojni zavezanec ni dolžan obračunati prispevkov in tudi ni bremenitve iz tega naslova s strani FURS. Dolg iz prispevkov samostojnemu zavezancu v času začasne zadržanosti od dela v breme ZZZS ne nastaja.

V primeru, da samostojni zavezanec zaposluje delavce, mora enako kot vsi drugi delodajalci, ob izplačilu plače zaposlenemu obračunati prispevke na obr. REK-1 in jih tudi plačati. V kolikor teh prispevkov ne poravna, se dolg evidentira pri njemu kot delodajalcu.

Refundacijski zahtevek na podlagi obr. BOL

Nadomestila plač izplačujejo zavarovancem v breme obveznega zdravstvenega zavarovanja njihovi delodajalci. ZZZS povrne delodajalcem izplačana nadomestila po predložitvi zahtevka, kateremu morajo priložiti pravilno in popolno izpolnjeno Potrdilo o upravičeni zadržanosti od dela in druge obračunske dokumente. Hrbtno stran potrdila pa lahko nadomesti računalniško izpisana specifikacija zahtevka, ki vključuje vse podatke, zahtevane na hrbtni strani potrdila, in je potrjena z žigom in podpisom odgovorne osebe pri delodajalcu.

Refundacijski zahtevek v primeru darovanja krvi

V primeru, ko delodajalec zahteva refundacijo nadomestila za dan, ko delavec prostovoljno daruje kri, je delodajalec zahtevi za refundacijo dolžan priložiti potrdilo na posebnem obrazcu, ki ga predpiše ZZZS in kateri dokazuje, da je delavec daroval kri.

Navodila za obračun nadomestila plače

Natančna navodila za pripravo obračuna nadomestila plače se nahajajo v Pravilniku o obračunu bruto nadomestil plač med začasno zadržanostjo od dela v breme obveznega zdravstvenega zavarovanja in o načinu vlaganja zahtevkov delodajalcev za povračilo izplačanih nadomestil.

Pravilnik vsebuje poleg povzetka zakonskih in podzakonskih določb tudi vse formule za izračun, v prilogi pa preglednico po razlogih zadržanosti, vzorec potrdila delodajalca za primer prostovoljnega darovanja krvi in vzorec zahtevka za refundacijo bruto nadomestil plače in morebitnih prispevkov od razlike do minimalne plače.

Pripomočki za lažji izračun bruto nadomestila plače in načini vlaganja refundacijskih zahtevkov

Vlaganje refundacijskih zahtevkov v fizični obliki po pošti:

ZZZS je za lažji izračun bruto nadomestila pripravil pripomoček za pripravo zahtevka za refundacijo (glede na to, ali gre za dejanski ali fiksni obračun) ter pripomoček za izračun 91. koledarskega dne (od prvega delovnega dne po tem datumu se nadomestilo, ki se izplača v breme obveznega zdravstvenega zavarovanja, obračuna po višjem odstotku), ki jih delodajalci pošljejo na ZZZS po pošti:

• dejanski izračun

• fiksni izračun

• izračun 91. koledarskega dne

Vlaganje refundacijskih zahtevkov elektronsko prek e-VEM in sicer:

• z neposrednim vnosom v spletno aplikacijo e-VEM oz. v elektronski obrazec na portalu e-VEM ali

• prek spletnega vmesnika (eNDM), ki omogoča zapis podatkov iz uporabnikovega sistema plač na Zahtevek za refundacijo in njegovo pošiljanje prek e-VEM na ZZZS. Informacije in dokumentacija za povezavo z vmesnikom je na voljo na tem mestu.

Preko e-VEM-a je zaenkrat omogočeno le vlaganje refundacijskih zahtevkov – torej zahtevkov za izplačilo nadomestila za zaposlene pri delodajalcu, ne pa tudi za samostojne zavezance same (to pomeni, da lahko samostojni podjetnik vloži refundacijski zahtevek le za svoje zaposlene delavce, če pa je bil sam v »bolniškem staležu«, pa mora enako, kot je to sedaj, poslati na ZZZS »bolniški list«. Podatke na hrbtni strani »bolniškega lista« izpolni Finančna uprava Republike Slovenije).

Na točkah VEM se zahtevki ne morejo vlagati.

Uporabnik mora imeti pooblastilo za vlaganje zahtevka za refundacijo bruto nadomestil plač. Pooblastilo lahko odda na točki VEM. Pooblastilo lahko neposredno v sistem e-VEM vloži tudi zastopnik poslovnega subjekta, če ima digitalno potrdilo.

Obrazec za pooblastilo je dostopen na tem mestu.

Za vlaganje zahtevka za refundacijo prek portala e-VEM se mora uporabnik prijaviti v portal. Nato uporabnik izbere poslovni subjekt, za katerega bo opravil postopek vlaganja zahtevka za refundacijo in izbere postopek »Nadomestila plač« ter v skladu z navodili prične s postopkom vlaganja refundacijskega zahtevka. Za uporabo sistema e-VEM so na voljo podrobna navodila, ki so objavljena na portalu e-VEM, na tem mestu.

Uporabnik za uporabo sistema e-VEM potrebuje: računalnik s podprtim internetnim brskalnikom, dostop do interneta, digitalno potrdilo, optični čitalec.

Vsebinsko pomoč za postopek vlaganja refundacijskih zahtevkov prek e-VEM zagotavlja uporabnikom ZZZS. Kontaktni podatki za vsebinsko pomoč so objavljeni na portalu e-VEM – Vsebinska podpora, na tem mestu.

Uporabnikom je prek Enotnega kontaktnega centra (e-naslov: ekc@gov.si, tel. št. 080 2002) na voljo tudi tehnična podpora. Tehnična pomoč je zagotovljena od ponedeljka do petka, od 8:00 do 22:00 ure.

Obračun prispevkov

V primeru zahteve za izplačilo nadomestila plače med začasno zadržanostjo od dela v breme zdravstvenega zavarovanja je potrebno upoštevati tudi spremembe zakonodaje s področja plačevanja prispevkov za primer brezposelnosti in prispevkov za pokojninsko in invalidsko zavarovanje.

Več o tem...

Več o obračunu prispevkov najdete na spletni strani FURS.

Rok za izplačilo nadomestila plače

Roki za nakazilo oziroma izplačilo nadomestila plače so določeni v Organizacijskem navodilu o načinu dela na področju nadomestil plač, in sicer mora biti nakazilo na podlagi zahtevka za refundacijo, ki ga za svojega zaposlenega delavca vloži pravna oseba, samostojni zavezanec ali fizična oseba, izvedeno v 30 dneh od dne prejema popolnega zahtevka.